Controle de ponto alternativo: tecnologia e RH

A tecnologia modifica e otimiza vários processos em nossa rotina, e o mesmo vem acontecendo nas áreas de departamento pessoal e recursos humanos. E é por isso que, atualmente, o papel dessas áreas se torna mais estratégico, e deve estar alinhado com as metas e objetivos da empresa

Um dos principais desafios do profissional de RH é realizar a gestão da jornada dos colaboradores. Afinal, atualizar horários de chegada, intervalo e saída de pessoas diferentes é um trabalho minucioso, e por isso pode conter erros que passam despercebidos em meio à tanta informação similar. 

Nesse sentido, o controle de ponto para empresas se tornou obrigatório a partir de 2009, e em 2011 foi criada a Portaria 373 do MTE que viabilizou a utilização de sistemas alternativos de gestão de jornada. 

Sendo assim, controle de ponto alternativo é como são chamados sistemas que utilizam da tecnologia e inovação para reinventar a experiência de registro e gestão de jornada. 

 

Afinal, o que é Controle de ponto alternativo? 

Como conversamos anteriormente, o controle de ponto alternativo é a combinação de gestão de jornada e tecnologia, que apontam uma opção moderna ao relógio de ponto comum. A partir da internet, armazenamento de dados em nuvem e automação, surgem soluções para resolver os principais problemas da gestão de jornada.

Entre as principais funcionalidades de um sistema de gestão de ponto alternativo, temos:

  • Controle automatizado de horas extras;
  • Contabilização de banco de horas;
  • Taxa de absenteísmo;
  • Níveis de assiduidade;
  • Fechamento simplificado de espelhos de ponto;
  • Integração com outros processos, como folha de pagamento;
  • Definição de calendários de escalas, folgas e férias. 

Sendo assim, as soluções alternativas para controle de ponto possibilitam a otimização da gestão de jornada como um todo, e torna o processo mais cômodo tanto para funcionários, quanto para gestores. 

Um dos principais pontos relevantes sobre o controle de ponto alternativo, é que a sua adesão na empresa deve ser feita a partir de um Acordo ou Convenção Coletiva, como estipula a Portaria 373, que regulamenta esse tipo de solução. 

Portaria 373: o que diz a lei sobre o controle de ponto alternativo? 

O  controle de ponto se faz obrigatório para garantir que não haja excessos na jornada dos colaboradores, sendo uma medida de segurança para a classe trabalhadora. 

A princípio, o controle de ponto era regulamentado apenas pela Portaria 1510 do MTE, que diz respeito ao controle de ponto via Relógio de Ponto Eletrônico, e exige a impressão de comprovantes de ponto para o funcionário e a extração de dados via USB. 

Porém, em 2011 é aprovada a Portaria 373 do MTE, que traz à tona a possibilidade de utilização de tecnologia para otimizar a gestão de jornada nas empresas. 

As duas Portarias coexistem, sendo assim, é sempre recomendado verificar com a contabilidade de sua confiança a existência de Acordos Coletivos com o Sindicato da área de atuação da empresa. 

A Portaria 373 impõe diretrizes para garantir a validade do sistema alternativo de ponto. Entre as principais, estão: 

  • Não é permitido restringir o registro de ponto do colaborador;
  • Os registros de entrada e saída não podem ser feitos de forma automática;
  • Não deve se exigir uma autorização prévia ao colaborador para a marcação de horas adicionais, como horas extras e banco de horas;
  • O sistema não pode possibilitar a exclusão ou alteração do registro;
  • O colaborador precisa ter acesso aos comprovantes dos seus seus registros, para que ele possa utilizá-los legalmente, caso necessário. 

Com isso, o sistema de jornada alternativo se torna seguro e possui validade jurídica. Por outro lado, não é necessário que haja homologação do sistema – o software deve seguir as diretrizes da Portaria 373 e manter os dados disponíveis para auditoria fiscal, caso precise. 

 

Tecnologia: uma grande aliada para o RH

Atualmente, um departamento de recursos humanos pode ter acesso à diferentes ferramentas para diferentes tipos de processos. Um dos principais benefícios disso é a possibilidade da elaboração de dados analisáveis, que permite uma série de ações estratégicas a partir do RH. 

Sendo assim, um departamento de RH tecnológico – chamados de RH Tech – possibilita que a empresa realize ações que fortaleçam a cultura organizacional, favoreçam o engajamento dos colaboradores e alinhe os objetivos e metas entre equipes. 

Além disso, é a partir da tecnologia que a empresa se prepara para novos formatos de trabalho. O aumento de colaboradores em regime de home office, por exemplo, vem aumentando cada vez no Brasil. Uma pesquisa da OnePoll mostrou que 77,2% dos brasileiros entrevistados estão acostumados a trabalhar de casa, e 83,5% deles adotaria o home office de forma permanente.

Com isso, surge a necessidade de realizar a gestão da jornada de colaboradores com jornada remota, que também é solucionada a partir da tecnologia: o controle de ponto alternativo.

Veja a seguir outras vantagens da utilização do controle de ponto alternativo na sua empresa. 

Vantagens do controle de ponto alternativo

O controle de ponto sempre foi um processo complexo, devido o volume de dados à serem manuseados e a dificuldade de engajar o colaborador para realizar o registro e acompanhar sua jornada. Por outro lado, essa realidade pode ser transformada com a utilização da tecnologia, que oferece uma nova experiência tanto para gestores, quanto para funcionários. 

Entenda a seguir como a tecnologia na gestão de jornada pode otimizar o departamento de RH.

Segurança de dados

Quando o sistema alternativo de controle de ponto adotado segue as diretrizes da Portaria 373, tanto a empresa quanto o colaborador passam a ter maior segurança sobre as jornadas. 

Nesse sentido, o colaborador passa a ter maior autonomia sobre seus registros e ponto, que devem ser disponibilizados com comprovante via app. Dessa forma, é possível acompanhar banco de horas, horas extras e atrasos em tempo real.

Já para a empresa, os registros são a garantia do cumprimento das leis trabalhistas e da jornada estipulada no contrato empregatício, evitando problemas judiciais relacionados ao controle de ponto. Sendo assim, é necessário verificar a existência de processos antifraude do sistema alternativo de jornada utilizado. 

Economia de tempo e dinheiro

Como o sistema alternativo de controle de ponto automatiza a gestão de jornada, o tempo que seria gasto com processos repetitivos é economizado, e pode ser utilizado para criar estratégias a partir dos dados gerados pelo sistema. 

Além disso, algumas soluções como a TiqueTaque, por exemplo, realizam o cálculo em tempo real não apenas do saldo das horas extras do seu quadro de funcionários, como também o valor em reais que é devido por elas. 

Dessa forma, é possível ter um maior controle financeiro, evitando sustos com os valores em folhas de pagamento devido ao excesso de horas extras

Comodidade

Como os dados de jornada em um sistema de gestão alternativo de controle de ponto são armazenados em nuvem, é possível acessá-los de qualquer lugar através da internet. Sendo assim, há também uma centralização de informações, o que é muito positivo para a transparência da empresa.

Além disso, é possível gerar relatórios sobre jornada em alguns cliques, afinal, os processos são automatizados, e podem ser criados a partir da sua necessidade. 

Outro ponto importante, é que softwares de gestão de jornada como a TiqueTaque, permitem a integração com outros sistemas que fazem parte da rotina de RH, como por exemplo, de folha de pagamento. 

Já o colaborador tem a comodidade de poder acompanhar os aspectos da sua jornada através de um app para smartphone. Sendo assim, não há a necessidade de armazenar o comprovante de jornada em papel, caso precise de alguma prova jurídica. Todos os comprovantes agora se encontram de forma digital e encriptada em seu celular. 

 

Modernize a gestão de jornada com o controle alternativo de ponto

Se você gosta de praticidade e eficiência, então um sistema de controle de ponto alternativo é para você. 

E vale lembrar que não é porque o sistema é digital que o controle de ponto deve ser feito somente por aplicativo. Nós sabemos que muitas empresas contam com uma questão cultural quanto ao hábito de bater o ponto no local de trabalho.

E é por isso que a TiqueTaque tem a solução completa, que integra Relógio de Ponto digital, Aplicativo e Sistema de Gestão. Vamos muito além de registrar a entrada e saída dos funcionários – Ajudamos você a economizar tempo 🙂

Como funciona o controle de ponto na sua empresa? Conta pra gente!