Smart Working: 5 consigli per lavorare meglio

During this time of crisis smart working is the solution to continue to work. But what are its secrets? And what is the right attitude? Here are 5 tips for you!

Il periodo di crisi che stiamo vivendo a causa del COVID-19, ha portato il nostro paese a confrontarsi con lo Smart Working, il lavoro agile, per dirlo all’italiana.

Lo Smart Working può creare molti benefici ai dipendenti, all’azienda e all’ambiente, ma siamo pronti a livello aziendale e a livello personale a stravolgere le nostre abitudini e iniziare a lavorare in completa autonomia, lontani dagli uffici?

Personalmente lavoro felicemente da remoto come Assistente Virtuale da 5 anni ormai e in questo articolo voglio raccontarti alcune strategie che utilizzo per essere più produttiva, più felice e per gestire meglio il mio tempo.

Ma prima, chiariamo bene cosa si intende per Smart Working.

Smart Working: dalla teoria alla pratica

Lo Smart Working sta rivoluzionando totalmente il modo di lavorare di manager, dipendenti e collaboratori.

Grazie all’evoluzione tecnologica, possiamo uscire dagli schemi imposti dal lavoro tradizionale in cui si è vincolati a orari e spazi fisici, ma lavorare in Smart Working non significa solo questo.

Il lavoro in Smart Working infatti, prevede un vero e proprio cambio di prospettiva: si passa dal lavoro per orari al lavoro per il raggiungimento degli obiettivi.

Lavorare in Smart Working è magnifico se lo pensiamo in termini di autonomia, responsabilità e valorizzazione personale, ma può essere anche molto difficile abituarsi a questi nuovi contesti.

Ecco alcuni consigli per riuscire ad essere produttivo e appagato, lavorando da casa.

1. Preparati come se dovessi uscire ogni giorno

Se non sei abituato a lavorare autonomamente da casa, potresti cadere nella tentazione di rimanere in pigiama tutto il giorno e di non prenderti sufficientemente cura di te. Niente di più sbagliato.

È vero che i contatti sociali sono molto limitati quando si lavora in Smart Working, ma è altrettanto vero che prepararti come se dovessi uscire ti farà entrare in “modalità lavoro” e questo ti aiuterà a rimanere concentrato e a sentirti meglio con te stesso.

Non ti sto suggerendo di metterti un tailleur elegante o in giacca e cravatta ovviamente, ma di indossare un abbigliamento comodo ma adeguato per il mondo esterno. E poi…se mai dovesse uscire una call improvvisa, non vorrai farti trovare impreparato, vero?

2. Concentrazione: un problema da risolvere

Trovare la concentrazione giusta quando si lavora in Smart Working può essere davvero sfidante.

Specialmente l’ambiente domestico è ricco di distrazioni pronte a distoglierti dal tuo lavoro. Sono lì, che ti chiamano e, se non ti fai trovare pronto a resistergli, ti porteranno via davvero molto tempo.

Si può però migliorare la situazione.

Creati un preciso spazio di lavoro. Come deve essere? Posizionati davanti alla tua scrivania o al tuo tavolo, seduto su una sedia comoda, mantieni una buona illuminazione e sistema tutta la cancelleria di cui hai bisogno vicino a te e al tuo pc.

Imposta un timer per prevedere delle pause giornaliere e, per isolarti dall’ambiente esterno, prova ad utilizzare delle cuffiette e una playlist su Spotify.

3. Strumenti essenziali

Comunicazione, Time management e Project Management sono alla base di un buon flusso di lavoro in Smart Working. Fortunatamente, il mondo online ci mette a disposizione tantissimi strumenti utili, spesso gratuitamente.

Se non è la prima volta che capiti sul mio blog, saprai l’amore che provo per Trello, lo strumento per il Project Management che mi aiuta a mantenere il controllo di tutte le attività legate al mio lavoro ma anche alla mia vita privata.

Se vuoi approfondire come funziona questo tool, leggi la mia guida per l’utilizzo di Trello.

Trello però non è l’unico alleato in questo mondo digitalizzato. Possiamo avvalerci infatti anche della Suite di Google per redigere ogni tipo di documento. Skype per le call con i colleghi e i collaboratori. Slack per gestire comunicazioni istantanee.

Insomma, ci sono davvero tantissimi strumenti utili che possono aiutarti nella gestione della tua vita lavorativa e privata e nelle comunicazioni interne se lavori in team.

4. Sei un professionista o hai una piccola azienda e non riesci a fare tutto da solo? Delega is the way.

Lavorare in Smart Working può indurti a credere che, avendo tutta la giornata a disposizione, puoi fare più lavoro del normale e gestire tutto da solo.

Questo pensiero può portarti a due strade: la prima è che passi ore e ore sul pc, dimenticandoti della vita esterna al monitor. La seconda è quella di trovarti con lavori accumulati, progetti non organizzati bene e il tempo che sembra non bastare mai.

Per evitare di accumulare stress ed essere sicuro che tutto il lavoro proceda nel migliore dei modi, la cosa più saggia che puoi fare è: delegare.

Come Assistente Virtuale io mi occupo proprio di questo: aiuto imprenditori e piccole aziende a gestire meglio il proprio tempo, occupandomi di tutte quelle operazioni secondarie ma fondamentali per il proprio business.

Alcune attività che puoi delegare sono legate al web ad esempio, quindi la gestione del blog, dei social, della newsletter, e di tutta la presenza online.

Oppure puoi delegare tutto ciò che riguarda la parte dell’ufficio, quindi burocrazia, email, flusso di cassa, etc. Un’assistente virtuale può aiutarti a tenere tutto in ordine e ad essere più efficiente attraverso uno Smart Office: un vero e proprio ufficio virtuale.

5. Fissa obiettivi giornalieri

 

Per mantenere un flusso di lavoro costante ed essere più produttivo, fissare gli obiettivi giornalieri è fondamentale.

Come devono essere stabiliti gli obiettivi? Partiamo con il dire che devono essere realistici.

Non sommergerti di lavoro che poi inevitabilmente non riuscirai a svolgere.

Se hai un progetto grande da portare avanti ad esempio, ti consiglio di spacchettarlo in tante piccole task e assegnargli delle priorità e delle scadenze. Per fare questo procedimento, uno strumento di Project Management come Trello, è l’ideale.

Svolgi ogni giorno i compiti che ti sei assegnato per il giorno stesso e vedrai che riuscirai a tenere costante l’attenzione e la motivazione rispetto a quel determinato progetto.

Come stai vivendo lo Smart Working?

Molti si trovano bene fin dal primo giorno, altri faticano un po’ per trovare la propria routine. Io personalmente, con 5 anni alle spalle di lavoro come Assistente Virtuale, ho trovato la mia dimensione e sono felicissima di aver intrapreso questa strada.

Senza una buona organizzazione tutto però diventa complicato e demotivante. Ecco perché dobbiamo impegnarci per ricavare tempo per noi stessi, per il lavoro e per i nostri affetti.

Spero che questo articolo ti sia utile per trovare qualche spunto per lavorare in Smart Working in maniera più efficiente. Mi piacerebbe sapere come stai vivendo questo processo, se ti va, lasciami un commento qui sotto.