Por que utilizar um software de gestão escolar em sua instituição?

O software de gestão escolar é um aliado importante para uma administração de sucesso em escolas e faculdades. Por ele, além de uma gestão de excelência, é possível ofertar um atendimento de qualidade, pois a tecnologia facilita a rotina dos funcionários e de todo o corpo docente, ao mesmo tempo que proporciona a organização dos dados e oferece uma rapidez nas respostas. Como consequência, o número de falhas diminui e a satisfação dos pais e alunos aumenta.

Ter um software completo possibilita organizar melhor as finanças, controlar a produtividade das equipes administrativas e monitorar a inadimplência escolar. Ao longo deste post nós iremos esclarecer como o sistema funciona, e todos os benefícios que ele oferecer à sua instituição.

Mas primeiro, é importante esclarecer de fato:

O que é um software de gestão escolar?

Existem vários aspectos que são importantes para que o seu processo educacional ocorra da melhor forma possível. Neste sentido, a gestão escolar tem o objetivo de gerenciar, administrar e organizar a sua instituição de ensino com alta eficiência, envolvendo todas as áreas da rotina escolar, garantido uma aprendizagem efetiva por parte de seus alunos.

E para obter um gerenciamento eficiente, a escola (ou faculdade) precisa implementar as melhores práticas de gestão. Vale ressaltar, principalmente, a utilização de um bom software de gestão escolar.

A otimização dos processos pode beneficiar toda a sua comunidade escolar, pois se trata de uma solução que integra e controla todos os processos da instituição, como: gestão acadêmica, administrativa, financeira, retenção de alunos e a comunicação, por exemplo.

Porém, é preciso ter muita atenção no momento da escolha desse software. Essa ferramenta deve ser pensada e aproveitada de modo a atender as principais demandas dos gestores, de seus professores e dos alunos.

Quais são os benefícios de se utilizar um software de gestão escolar?

Sabemos que é necessário realizar várias atividades burocráticas na gestão escolar, afinal, todas as informações dos alunos precisam ser armazenadas para documentar a sua trajetória acadêmica. Por esse motivo, é fundamental manter todos os dados seguros e no mesmo lugar.

Organizar toda a gestão consome tempo e exige muito trabalho. Fazer isso de forma não integrada em um sistema eficiente, aumenta a margem de erro e de retrabalho para as equipes, exigindo mais horas para uma atividade que poderia ser concluída rapidamente.

Pois bem, um software de gestão escolar eficiente oferece a possibilidade de registrar os dados em uma só vez! Tecnologias como a do Unimestre, facilitam a filtragem e a organização das informações, de acordo com a ação que precisam ser executadas, diminuindo o esforço e multiplicando o tempo útil para realizar outras atividades.

Gestão financeira eficiente e integrada em um software de gestão escolar

Como dito anteriormente, é necessário realizar inúmeras atividades burocráticas na rotina das escolas. Entre essas atividades, a gestão financeira é ponto chave e deve ser controlada sem margem para erros. Fazer isso por controles manuais, é mais complexo e da margem para erros. Usar um sistema especialista reduz a probabilidade de erros e torna o trabalho mais simplificado e seguro.

Seu sistema deve ter integração com a área acadêmica evitando o retrabalho de diferentes áreas. Ele deve possuir gestão de contas a receber e a pagar, e integração bancária. E ainda, a possibilidade de gerar boletos via internet, só assim você poderá abandonar as planilhas do Excel e os controles manuais.

Além dos recursos básicos, a sua instituição pode contar com outros facilitadores. Um dos recursos complementares que o Unimestre oferece, e que ajuda e muito as instituições de ensino, é a opção de negociação online.Os estudantes e/ou seus responsáveis financeiros podem visualizar os valores em aberto e negociar esses débitos, e isso pode ser feito diretamente pelo Portal On-Line. Isso permite que a sua equipe de cobrança tenha maior foco em casos especiais, consequentemente, a sua taxa de inadimplência diminui.

Além disso, você consegue emitir boletos online, ter todo o controle da sua tesouraria e outras funções importantes que um software deve oferecer.

Facilita a comunicação com os pais e professores

Um sistema de gestão escolar aperfeiçoa a comunicação entre pais e alunos, pois ele possui uma plataforma integrada ao ambiente digital. Sendo assim, os pais recebem avisos instantâneos em seus celulares sobre ocorrências disciplinares e comunicados importantes.

Somado a isso, eles ainda podem gerar um boleto online para fazer o pagamento e ter a confirmação da quitação da dívida em tempo real, o que ajuda a reduzir a inadimplência escolar. E ainda, acompanhar as notas e frequências dos alunos, fazer a solicitação de requerimentos online, o que evita aglomerações nas secretarias e permite uma maior organização dos atendimentos.

Todas as informações ficam disponíveis 24 horas por dia, sendo assim, os pais não precisam se preocupar em ligar para a escola em horário comercial para esclarecer dúvidas. Isso aperfeiçoa o relacionamento entre os pais, alunos, professores e a direção.

Diminua a evasão escolar

Infelizmente, a evasão escolar é uma realidade em muitas instituições de ensino. O acompanhamento de indicadores é algo fundamental para manter seus estudantes bem engajados.

Por exemplo, com um software de gestão escolar o gestor consegue acompanhar o número de faltas dos seus alunos e entrar em contato com os pais para entender o que está acontecendo. Essa interação pode ser automatizada também, reduzindo ainda mais o esforço operacional.

Faça uma análise geral dos dados da sua instituição

Com a integração das informações, fica muito mais fácil para os gestores analisarem as informações e os resultados da escola ou faculdade. Ao invés de elaborar relatórios manualmente, bastará o filtro dos dados que estão no sistema e a exportação das informações.

Um bom software de gestão escolar deve possibilitar a geração vários modelos de relatórios. Entre eles estão:

• dados de matrículas;
• atestados e declarações;
• contratos;
• documentos oficiais;
• extratos financeiros;
• fluxos de caixa;
• relatório de pagamentos e inadimplentes, e etc.

Isso permite que os gestores tomem decisões de forma mais ágil para melhorar a administração da instituição. Em consequência, eles garantem mais eficiência na operação.

Aumenta o desempenho da sua equipe

Com tantas possibilidades e necessidades, você já entendeu a importância de ter um software totalmente integrado para a sua gestão escolar. Sem dúvida sua equipe terá um fluxo de trabalho muito mais bem organizado e confiará muito mais nas informações geradas. Além do mais, os processos serão agilizados, pois, com apenas alguns cliques, os colaboradores conseguirão acessar as informações necessárias para tomar as decisões do dia a dia da sua instituição.

O software Unimestre

Existem vários softwares no mercado e cada um tem um conjunto distinto de funcionalidades. Destacamos o Unimestre pois é a solução de gestão escolar mais completo do Brasil. Ele possui um pacote completo de recursos e funcionalidades, que podem ser implementados sob medida para cada instituição.